De voorbereiding van de opening van uw winkel: de belangrijkste stappen

Gefeliciteerd met uw besluit om uw winkel in duurzame producten te openen! Het is een geweldig project dat aansluit bij de problemen van deze tijd en op zijn eigen manier zal bijdragen aan het redden van de planeet.

Laten we maar meteen met de deur in huis vallen, want ik spreek uit persoonlijke ervaring (ik ben mede-eigenaar van een biologische/bulk kruidenierswinkel, Du Bonheur en Bocal). Tussen de aanvankelijke droom en de werkelijkheid zit, zoals u waarschijnlijk al vermoedde, een kloof.

Deze kloof is de som van dingen die u moet doen, problemen die u moet oplossen, mensen die ontevreden zijn of dingen die u vergeet te doen tijdens de voorbereiding ... En dat is de reden voor dit artikel: proberen u te laten nadenken over alle belangrijke fasen van uw project zodat u niets vergeet en sereen vooruit kan gaan.

In dit artikel zullen we het onder meer hebben over het businessplan, bankiers, marketing en communicatie, uw assortiment, uw locatie enz.

Laten we eens kijken wat er allemaal komt kijken bij het openen van een winkel met duurzame producten!

Uw winkelproject definiëren

Het Businessplan en de financiële prognose

Een van de eerste dingen die u moet doen om u voor te bereiden op uw project voor een winkel met duurzame producten is het schrijven van uw BP (Businessplan).

Dit document bevat een heleboel informatie, zoals:

• de beschrijving van uw project: het aanbod, de positionering, de locatie, enz.;
• marktonderzoek: wie zijn uw concurrenten, wat zijn uw onderscheidende kenmerken enz.;
• het verzorgingsgebied en uw toekomstige klantenbestand;
• het actieplan en de mijlpalen van uw project;
• het oprichtersteam, de achtergrond en vaardigheden;
• de financiële elementen betreffende uw project.

Voor velen kan het schrijven van een businessplan beangstigend zijn. U kan daarbij hulp vragen, ofwel van uw netwerk, van vrienden of contacten die al een bedrijf hebben opgestart ofwel van een consultant met expertise.

Het businessplan gaat meestal gepaard met een financiële prognose waarin de belangrijkste financiële ratio's van uw bedrijf voor de eerste drie jaar worden vermeld: omzet, brutomarge, bruto-exploitatieoverschot enz.

Sommige ondernemers vertellen me dat ze deze oefening een beetje oppervlakkig vinden: "het zijn allemaal extrapolaties, hoe weet ik of ik deze omzet ga halen?

Het simpele feit dat u aan uw businessplan werkt biedt u echter de volgende twee voordelen:

1. het dwingt u om de juiste vragen te stellen, zelfs de "moeilijke" (degene die u liever niet zou stellen),
2. het is een essentiële stap in het overtuigen van financierders, en in het bijzonder banken.

Omring u met de juiste experten

U zou zeker contact moeten opnemen met de volgende experten:

• uw toekomstige boekhouder (die u ook kan helpen bij het opstellen van uw BP);
• uw toekomstige beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar om uw activiteit te verzekeren;
• uw toekomstige bankier, zelfs als u geen banklening hoeft aan te gaan, aangezien u zeker een zakelijke bankrekening en betaalmiddelen (bankkaart, chequeboekje) nodig zal hebben);
• uw advocaat, gespecialiseerd in het opstellen van partnerschapsovereenkomsten, als u besluit uw krachten te bundelen voor uw winkelproject.

Definieer de juridische en boekhoudkundige aspecten

Er is geen wettelijke verplichting om een boekhouder in te schakelen en het kan u, indien u over de nodige vaardigheden beschikt, een aanzienlijke besparing opleveren.

Maar laten we wel duidelijk zijn: boekhouders zijn echte bondgenoten voor uw project.

Uw boekhouder zal u onder meer helpen om:

• de juiste rechtsvorm die bij uw project past te kiezen (BV, eenmanszaak enz.);
• de statuten van uw vennootschap op te stellen;
• uw businessplan en financiële prognose te consolideren;
• alle nodige fiscale en administratieve aangiften te doen en de juiste fiscale en vermogensrechtelijke keuzes te maken in overeenstemming met uw persoonlijke situatie.

Als u van plan bent werknemers in dienst te nemen dan moet u weten dat sommige boekhoudkantoren een "sociale dienst" hebben die zich bezighoudt met de volgende HR-zaken:

• de aangifte van aanwerving aan de betrokken diensten;
• het opstellen van de arbeidsovereenkomst;
• het opstellen van de loonsfiches;
• socialezekerheidsaangiften en andere administratieve verplichtingen.

Mijn ervaring als ondernemer is dat als u een bekwame en beschikbare boekhouder kiest u veel tijd zal winnen, fouten zal vermijden en uw project sneller zal doen verlopen!

Vinden en voorbereiden van de locatie

Een winkel zonder pand is een beetje als een boek zonder bladzijden, het bestaat niet! (behalve op het internet natuurlijk :)

De volgende stap, die samenvalt met het schrijven van het businessplan, is dus het zoeken naar een pand. En nogmaals, uit ervaring kan ik u verzekeren dat het beter is zo snel mogelijk te beginnen, vooral in regio's waar bedrijfsruimten schaars zijn.

Om mijn eigen biologische kruidenierswinkel te openen hebben wij bijvoorbeeld gedurende meer dan een jaar 6 opeenvolgende panden bezocht alvorens het juiste pand te vinden !

Welk pand kiezen?

Uw pand moet voldoen aan de behoeften van uw project:

• geschikte ruimte;
• goede locatie;
• betaalbare huur;
• goede locatie;
• niet te veel werken die nog moeten worden uitgevoerd;
• en een goede locatie!

U snapt het ondertussen wel, het belangrijkste punt is de locatie!

Let ook op de oppervlakte:

• te klein betekent dat u geen ruimte heeft om het beoogde assortiment aan te bieden, wat tot ontevredenheid bij uw klanten kan leiden,
• te groot kan er dan weer toe leiden dat u meer dan verwacht moet investeren in uw oorspronkelijke stock, waardoor u financieel in gevaar kan komen.

Wat zijn de aandachtspunten?

Zoals bij elke aankoop of huur van onroerend goed raad ik u ten zeerste aan het pand meermaals te bezichtigen, indien mogelijk met vrienden of bekwame contacten (een bouwkundig expert bijvoorbeeld).

Zo kan u enerzijds de locatie goed aanvoelen zodat u kan bepalen of u er op uw gemak bent. Probeer uzelf in de toekomst te projecteren, alsof uw zaak al open is, en stel uzelf de volgende vraag: "Zou ik me goed voelen op deze locatie en komt deze echt overeen met mijn project?".

Ga ook grondig na (zelfs als dat betekent dat u te veel vragen moet stellen aan de makelaar) of er geen verborgen gebreken zijn die tot onverwachte uitgaven voor verbouwingen of reparaties kunnen leiden. Dat zijn dingen die u niet op het laatste moment wil regelen, een paar weken voordat je opent!

Aarzel ten slotte niet om met de eigenaar te onderhandelen wanneer u uw pand huurt, om 1 of 2 maanden huurvrij te krijgen aan het begin van het huurcontract. Dit is een vrij gebruikelijke praktijk omdat u de huur betaalt zodra u de sleutels krijgt. Gedurende de eerste weken zal u echter geen omzet ontvangen en dus huur betalen met verlies.

Stel uw team samen

Heeft u besloten om samen met anderen aan uw project te werken? Zo ja, dan is dit deel van het artikel voor u :)

Er zijn twee belangrijke manieren om in een team aan een ondernemersproject te werken:

1. partner worden door in de onderneming te investeren,
2. werknemers in dienst nemen.

Hoe moet u beslissen of u met een zakenpartner gaat samenwerken?

De eerste optie is om een partner te vinden om uw winkelproject mee te dragen.

Dit besluit is verre van neutraal. Vergeet niet dat samenwerken met een vriend over het algemeen geen goed idee is (hoewel sommige door vrienden opgerichte bedrijven heel goed werken, maar dit is niet de meerderheid). Een vriendschappelijke relatie die goed werkt, werkt misschien helemaal niet in een zakelijke omgeving.

Een partnerschap aangaan heeft vele voordelen:

• u kan de vaardigheden van het team aanvullen,
• u heeft iemand om alles mee te delen: lief en leed, ideeën, projecten, eerste investeringen, enz.
• u kan veel meer werk verzetten samen dan alleen.

Voordat u een partnerschap aangaat moeten er volgens mij verschillende werksessies van één dag worden gehouden om het hele winkelproject, de verwachtingen en behoeften van elke partner te bespreken op allerlei praktische punten: evenwicht tussen werk en privéleven, verloning, soorten taken die moeten worden uitgevoerd enz.

Wat advies voor uw toekomstige werknemers

Moet u een werknemer aannemen om u te helpen in uw winkel? Dat is natuurlijk een belangrijke vraag die u zichzelf moet stellen. In dit artikel op de Kami Store-blog, dat een lijst bevat met 5 belangrijke stappen voor het effectief inhuren en integreren van een werknemer in uw bedrijf, kan u alvast vele antwoorden vinden.

De belangrijkste punten om te onthouden zijn:

• Iemand aanwerven brengt heel wat verplichtingen met zich mee: salaris en kosten betalen, uw team beheren, afwezigheidsperiodes van werknemers (vakantie, ziekte, enz.) beheren, ...
• Er zijn echter ook vele voordelen: de taken kunnen worden verdeeld, u kan profiteren van andere vaardigheden, ruimere openingstijden …

Als u een werknemer in dienst moet nemen dan raad ik u aan dit een paar weken voor de opening te doen (als uw budget het toelaat), zodat:

• de werknemer zich de winkel kan eigen maken en vertrouwd raakt met het assortiment;
• u de werknemer kan opleiden in het gebruik van de kassa of andere instrumenten die hij/zij dagelijks zal moeten gebruiken;
• Hij/zij kan leren om met u samen te werken en helpen met de laatste voorbereidingen!

Verzeker de financiering van uw project

Het project vordert, nu moeten we genoeg geld vinden om het te financieren!

Dit is een andere belangrijke, zelfs kritieke stap bij de lancering van uw winkel.

Vele ondernemers worden immers geconfronteerd met het probleem van de financiering en zien zich genoodzaakt hun project op te geven of hun ambities bij te stellen.

Er zijn echter vele opties voor u beschikbaar.

De Amerikanen hebben het over "love money" om de hoeveelheid geld aan te duiden die u kan krijgen van mensen die van u houden: uw familie op de eerste plaats en vrienden op de tweede.

Die paar duizend euro die uw ouders u willen lenen om uw sociaal kapitaal op te bouwen kunnen het verschil maken en ervoor zorgen dat uw project het daglicht kan zien!

Vervolgens kan u op dezelfde voet verder gaan door gebruik te maken van participatieve financiering. De laatste jaren zijn er veel platforms ontstaan, zoals bijvoorbeeld:

• Miimosa.com voor projecten op het gebied van landbouw en voeding (bijvoorbeeld wanneer u een winkel opent die zich hoofdzakelijk richt op biologische voeding),
• Ulule.com dat generalistisch is en het voordeel heeft “B Corp”-gecertificeerd te zijn wat een goede indicatie geeft van de ethische kant,
• Maar ook Bolero, October.eu, Kengo.bzh (indien u actief bent in Bretagne!), WiSeed, Credit.fr (indien u actief bent in Frankrijk) en vele anderen!

Let wel: participatieve financieringscampagnes vergen veel voorbereiding, tijd en inspanning. Pas op voor de mythe dat geld makkelijk te krijgen is, want dat is een misleidend lokmiddel.

Participatieve financiering kan in twee hoofdcategorieën worden onderverdeeld: schenkingen met beloningen (crowdfunding) en rentedragende leningen (crowdlending).

In het eerste geval zal u geschenken moeten bedenken die u aan uw financierders (meestal particulieren) kan geven om hen te bedanken voor hun bijdrage, terwijl u zelf geen geld verliest :) In de meeste gevallen zijn 80% van de donoren mensen die u al kent of die zich in uw naaste netwerk bevinden. De participatiecampagne kan dan worden vergeleken met een campagne om donaties te vragen aan uw vrienden, buren, collega's, enz. Het platform staat u dan toe om "slechts" 20% van de donoren van buiten uw uitgebreide sociale netwerk te krijgen.

In het tweede geval, dat van een campagne met rentedragende leningen, zal u de geldschieters het geld moeten terugbetalen dat zij u hebben geleend, met rente! En deze keer zal u, in tegenstelling tot een campagne met donaties, tot 80% geldschieters kunnen bereiken die van elders komen, van over de hele wereld eigenlijk! Dit soort campagnes trekt namelijk kleine individuele beleggers aan die worden aangetrokken door de mogelijkheid om een deel van hun spaargeld te beleggen met een interessante rentevoet, waarbij hun spaargeld wordt afgestemd op hun persoonlijke waarden.

U moet in ieder geval echt een crowdfundingoperatie overwegen als een integraal onderdeel van uw marketing/communicatieplan.

Ten slotte zal u waarschijnlijk een lening moeten aanvragen bij een traditionele bank om uw initiële investering te voltooien. Het is echter ook mogelijk de hulp in te roepen van alternatieve banken, zoals Triodos in België of Nef in Frankrijk om de waarden van uw winkel af te stemmen op die van de bank waarmee u samenwerkt.

Anticipeer op de communicatie van uw winkel

Aarzel (indien het kan) niet om de volgende elementen van uw communicatie te plannen, zodat ze al klaar zijn voor de opening:

• uw website;
• uw Facebook- en Instagram-pagina;
• uw flyers en visitekaartjes;
• uw affiches om de opening aan te kondigen;
• en alle andere nuttige communicatie-elementen voor uw winkel.

In dezelfde categorie van te ondernemen acties raad ik u ook sterk aan om enkele maanden voor de opening te beginnen met het opbouwen van uw community.

De laatste stappen voor de opening van uw winkel

De laatste twee maanden voor de opening van uw winkel zullen intens en onverbiddelijk zijn!

Hier is de lijst met stappen die u moet onthouden.

Creëer het bedrijf en open uw rekeningen en abonnementen

Het lijkt op het eerste zicht misschien vanzelfsprekend, maar vergeet niet uw boekhouder ruim van tevoren te vertellen dat hij of zij kan beginnen met het opzetten van uw bedrijf. In het geval van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BV) kan dit immers verscheidene weken duren.

U heeft ondertussen al besprekingen gehad met uw bankier, maar nu is het tijd om uw zakelijke bankrekening te openen en de ontvangst van uw banklening ook echt af te ronden.

U moet ook uw commercieel huurcontract en uw professionele verzekeringspolissen ondertekenen.

Deze stappen moeten parallel worden ondernomen aangezien uw huisbaas u mogelijk zal vragen om een bewijs van bedrijfsregistratie voordat u het huurcontract kan ondertekenen.

De laatste kleine details om over na te denken:

• zorg voor een internet- en/of telefoonlijn als u die in de winkel nodig heeft,
• laat uw kassa leveren en leer ermee te werken door zelf testaankopen te doen of uw familie te vragen dit te doen,
• Controleer of alles in de winkel naar behoren werkt: koelkasten, ventilatie, automatische deur bij de ingang, enz., en sluit onderhoudscontracten af bij vakmensen in uw stad voor het onderhoud van alle apparatuur die u voor uw bedrijf nodig hebt.

Inrichting en decoratie van het pand

Uw winkel heeft waarschijnlijk een nieuwe verfbeurt nodig, meubilair om producten uit te stallen, een kast voor de kassa, enz.

Dit allemaal regelen en de winkel aankleden kan verscheidene weken in beslag nemen. Het is een goed idee om de nodige ambachtslieden 2 tot 3 maanden op voorhand te boeken en het werk ten minste zo te laten uitvoeren dat het binnen 1 maand na de opening kan worden afgewerkt.

Plan uw beginvoorraad

Uw winkel moet op de openingsdag bevoorraad zijn, en liefst zelfs enkele dagen ervoor, om te voorkomen dat op de eerste dag een deel van uw schappen leeg is.

Ik raad u daarom aan de lijst van bestellingen bij leveranciers en groothandelaars zo te plannen dat de bestellingen 1 tot 2 weken voor de opening aankomen (behalve voor verse producten).

Dit is waar het aanbod van Kami Store bijzonder nuttig zal zijn. Wij bieden een breed scala aan ecologisch verantwoorde en duurzame producten, met de volgende voordelen die ons onderscheiden van andere platformen:

• gratis levering vanaf een aankoop van € 300;
• geen minimumbestelling;
• koop tegen dezelfde prijs als rechtstreeks bij leveranciers;
• betaling binnen 15 dagen;
• breed scala aan duurzame producten;
• en een vereenvoudigde bestelprocedure.

De laatste communicatieacties voor de grote dag

U moet voor de grote dag zeker nog uw website bijwerken met de laatste informatie en de berichten en teksten voor de sociale netwerken op voorhand verzinnen, want in de eerste weken na de opening van de winkel zal u geen tijd hebben.

Als u al deze stappen heeft gevolgd zou u goed op weg moeten zijn om uw winkel in zeer gunstige omstandigheden te openen! Wij wensen u veel succes met uw project en aarzel niet contact op te nemen met ons team indien u vragen of opmerkingen heeft, met name over uw productassortiment!